Samfundet og den globale verden er i dag afhængig af at kunne effektivisere sig og skabe forbedringer på samtlige opgaver. Det er også i forbindelse med noget så simpelt som mødeplanlægning. Flere virksomheder oplever et betydeligt ressourcespild, der kan omsættes til direkte værdi for den enkelte virksomhed. Læs mere her om dine muligheder

Skab værdi på tværs af din virksomhed

Mødeplanlægning og den interne kommunikation har en stor betydning for virksomheder overalt i verden og inden for et hav af brancher. Specielt i miljøer hvor der er kundebesøg, samarbejdsmøder eller andre forhandlinger, hvor lokaler er nødvendige, er mødeplanlægning af en afgørende karakter.

Hvis en virksomhed ikke har det rette system eller den rigtige kommunikation, så er der hurtigt tale om et ressource- og tidsspild. I mødeplanlægning skal mødearrangøren have nemme muligheder for at arrangere et møde. Processen stopper imidlertid ikke her. Et optimalt system skaber rum for medarrangører til at øge effektiviteten og omlægge eventuelle møder eller tilføre ekstra service. Det vil hurtigt skabe en øget værdi internt i virksomheden og på tværs af afdelinger og medarbejdere.

Komplet mødeplanlægning er vejen frem

Digitale løsninger er blevet integreret i en lang række af virksomheders processer. Meget manuelt arbejde er blevet sparet væk for at skabe mere effektivitet i virksomheden. Blandt andet er der mange receptionister der førhen blev overvældet med mundtlige opgaver eller ønsker, samt diverse små sedler. Det skaber forvirring og er tidskrævende for alle parter.

Ved at implementere et mødeplanlægning system, der har tilgodeset samtlige parter vil det skabe et bedre image for virksomheden og for medarbejderne. Blandt andet vil det være tilgængeligt at bestille ønsker ved arrangeringen af et møde:

 

  • Bestilling af ressourcer
  • Bestilling af catering
  • Bestilling af andre serviceydelser

 

For selve mødearrangøren vil det være nemt og enkelt at udvælge et lokale, så det er reserveret. Det er en fordel, da hele processen vil være mere tilgængelig. Ligeledes for receptionisten vil det være nemt at ændre på eventuelle foranstaltninger. Det kunne være i tilfælde af at en anden medarbejder skulle bruge et stort lokale, som er reserveret til et andet møde med blot tre deltagere. Ved enkelte omrokeringer er problemet løst. Det vil endvidere skabe værdi over for kunden, der oplever en struktureret arbejdsplads med styr på deres processer.  

Digital skiltning gør det nemmere for gæsterne

Alt afhængig af lokalerne, som der er tale om, så vil det være fordelagtigt at implementere digital skiltning. Her vil der ved hvert lokale være oplysninger for kunder, gæster eller samarbejdspartnere. Derudover er det også vigtig for medarbejderne. I tilfælde af et frit lokale kan det udnyttes til interne møder eller samtaler. På denne måde vil man altid have et dynamisk arbejdsliv i lokalerne, der skaber en bedre kommunikation.

Det er også muligt at tilpasse de digitale skilte med den enkelte virksomheds logo, farver eller andre kendetegn. På denne måde vil det være en direkte og let platform til at markedsføre sin egen virksomhed. Det skaber yderligere et mere professionelt udtryk at integrere sådanne skiltning.